ELEKTRONİK  NOTERLİK

          

                                                                  

 

                                    ORHAN TURAN

                                      Mersin 3.Noteri

 

 

 

                               

1- GİRİŞ :

 

A) NOTERLİK MESLEĞİNİN  TANIMI,

           

Türk hukukunda Noterlik bir kamu hizmeti olarak kabul edilerek, noterlerin görevlerinin neler olduğu pozitif düzenleme olarak ortaya konulmuştur. Bu  bağlamda, 1512 sayılı Noterlik Kanunu 1. maddesinde "Noterlik bir kamu hizmetidir. Noterler hukuki güvenliği sağlamak ve anlaşmazlıkları önlemek için işlemleri belgelendirir ve kanunlarla verilen başka görevleri yaparlar"; ayrıca kanun'un 60. maddesinin 1. bendinde " Yapılması kanunla başka bir makam, merci ve şahsa verilmemiş olan her nevi hukuki işlemleri bu kanun hükümlerine göre yapmak" hükmüyle noterlerin görevlerinin genel çerçevesinin çizildiği görülmektedir.

 

B) NOTERLİK MESLEĞİNİN TARİHÇESİ,

 

Bugünkü anlam ve işleviyle Noterlik kurumuna  Tanzimat’tan önceki dönemde Osmanlı devletinde İslam hukukunun çok büyük ölçüde hakim olduğunu görmekteyiz. Bu bağlamda Noterlik de bu hukuk sistemine uygun olarak gelişmiştir. İslam hukukunun geçerli olduğu Tanzimat döneminde 1913 yılında Katib-i adil kanununun kabulü ile ilk kez Noterlik devlet himayesinde bir görev olmuştur. Cumhuriyet döneminde 29.04.1926 tarihinde Noterlik Kanunu olarak değiştirilen bu kanun modernleşen hukuk sistemimizle uyumlu bir hale getirilmiştir. 01.09.1938 tarihinde 3456 sayılı Noterlik Kanunu kabûl edilmiştir. Bu kanunun da zaman içinde çeşitli tarihlerde değiştirilmesi sonucunda halen yürürlükte bulunan 1512 sayılı Noterlik kanunu 05.05.1972 tarihinde kabul edilmiştir. Kanunun kabûl edildiği bu tarih her yıl geleneksel olarak Noter Bayramı olarak kutlanmaktadır.

 

C) GÜNÜMÜZDE NOTERLİK MESLEĞİ VE NOTERLİK İŞLEMLERİ:

 

Halen ülkemizde 28.02.2002 tarihi itibariyle  1228  Noterlik  bulunmaktadır.

1.sınıfta 463, 2.sınıfta 363, 3.sınıfta 402 Noterimiz büyük bir özveri ile bu görevlerini yürütmektedirler.

Halen Yüksek Adalet Bakanlığımıza müracaat etmiş ve Noterlik belgesi almış olanların sayısı 14.000 civarındadır.                               

 

 

 

 

                 

 

         Büyük bir hızla değişen dünyamızda ve ülkemizde  Noterliklerin durumu  nedir?

Noterlik mesleğinin, ülkemizde Cumhuriyet kurulmadan önce Katib-i adillikten, günümüzün modern Noterliğine geçmesi kolay olmamıştır. Geçmişte özellikle 05.05.1972 yılında yürürlüğe giren 1512 sayılı Noterlik Kanunu ile Noterler gerçek anlamda modern Noterliğin  kapısından ilk girişi yapmışlardır.

Günümüzde Türk Noterlerini, hızla küreselleşen dünyada, gerek Avrupa’da gerekse dünyadaki Noterlik meslekleri arasındaki saygın yerine oturtmak görevi ve misyonu beklemektedir. Bu bizim için kaçınılmaz bir tarihi görevdir.Noterler bu tarihi görevi nasıl yerine getireceklerdir?

Öncelikle tüm Noterlerimiz ve Noterlik çalışanları artık  bilgisayar kullanmalı ve bilgisayar okur yazarı olmalı,internetin nimetlerinden faydalanmalı,noterliklerde ileride ülkemizde de kurulacak olan ELEKTRONİK NOTERLİK için gerekli teknolojik alt yapı bir an önce oluşturmalıdır. Toplam Kalite ile ilgili çalışmaları  izleyerek  mesleğine uyarlamalı,gerek çalışanların gerekse iş sahiplerinin memnuniyetini sağlamalıdır.

Yani yönetişim ve bilişim ile ilgili konularda bilgisiz fikir sahibi olunamayacağı ve bunun olmazsa olmaz olduğu gerçeğini tüm noterlerimizin  anlaması şarttır. Aksi halde bir çok Noterin önümüzdeki yıllarda çok hızla esecek olan değişim fırtınasından zarar görmeleri olasılığı çok yüksektir.

Değişim sürecinde, geçmişte çalışanlara bildikleri şeyler için değer verilirdi. Günümüzde, öğrenebilme yetenekleri ve kuruluşa kazandıracakları yeni bilgiler için değer verilmektedir. Sürekli iyileştirme süreci, başkalarından öğrenmek, öğrenilenleri kendi kuruluşuna uyarlamak, iş sahibi istek ve beklentilerini karşılamak, gelecekteki beklentilerini de sağlayabilmek için önlem almak, mesleğin gelecekte kalıcı olabilmesi için gerekli bir süreçtir.”

İşte günümüzde Noterlik mesleği için aynı süreç kaçınılmazdır ve bu noktada gelişen elektronik teknolojisi  bize en büyük avantajı sağlayacaktır.

 

2)  21.YÜZYILDA NOTERLİĞİN VİZYONU VE NOTER OTOMASYON

     PROJESİ (NOTOP)

 

Türkiye'nin 21.yüzyıla daha güçlü ve daha geniş bir vizyonla girebilmesinde tüm Noterliklerin, Noterlerin,Noterlik çalışanlarının,Noterlik Kanununun ve yönetmeliğinin acilen gelişen teknolojilere paralel ve toplam kalite anlayışına uygun yapılandırılması artık kaçınılmaz bir zorunluluktur.                               

ARGE Komisyonumuzun (Daha sonra lağvedilmiştir)yaptığı çalışma ile  NOTOP adını verdiğimiz “Noterlik Otomasyon Projesi” ile tüm Noterliklerin en kısa zamanda bilgisayarlaşma sürecini tamamlayarak İnternet,  ve intranet  sistemlerinin kurulması , elektronik posta ile Birliğin, Odaların ve noterlerin  bir birleri ile diğer tüm kamu ve özel kuruluşları ile  1512 sayılı Noterlik Kanununun elverdiği ölçüler içinde şimdilik Noterliklerimizden ve Odalarımızdan başlamak üzere bilgi ve belge alışverişi yapabilmeli, karşılıklı internet üzerinden acil hallerde görüş alınabilmeli, gelişmiş telekonferans teknolojileri sayesinde  Türkiye Noterler Birliği  ile Noter Odaları ve Noterler arasında sürekli bir iletişim köprüsü kurulmalıdır. Noterlerin bazı işlemleri karşılıklı  olarak doğrulatmada ve birbirlerini bazı konularda uyarmakta  bu yöntem kullanılmalıdır.

 

         

 

Noterler anında  kimlik bilgileri için İçişleri Bakanlığı  Nüfus ve Vatandaşlık İşleri  Genel Müdürlüğüne, İşlem sahiplerinin vergi daireleri ile ilgili işi için  Maliye Bakanlığı Gelirler Genel Müdürlüğüne,Tapu ile ilgili işlemler için  Tapu Kadastro Genel Müdürlüğünün

Serverlerinden  kendilerine verilecek bir şifre ile  anında ulaşıp gerekli gizli olmayan bilgilere

Ulaşabilmelidir.Böylece işlemlerin daha hızlı ve daha sağlıklı olarak yapılabilmesi sağlanmalıdır.

Ayrıca Noterliklerimizin yeni döneme hazırlanarak yakın zamanda internet üzerinden ve gelişmiş serverler vasıtasıyla  sayısal ortamda işlem yapılabilecek şekilde yeniden yapılanma süreçlerini hızlandırmaları gerekmektedir. Zira önümüzdeki yasama döneminde kabul edilmesi beklenen sayısal imzanın kullanılmasına elverişli, bilgi alışverişi ve evrakların  anında görülmesi,kontrolü ve transferini sağlayacak şekilde yeniden gerçekleştirilecek  teknolojik, hukuki ve idari düzenlemeleri yapması için uygun bir çalışma anlayışını tüm Noterlere ve çalışanlarına bir an önce kavratmak hayati önemi haizdir.

Dünyanın bir çok ülkesinde kurulmuş bulunan ve dünyada hızla gelişen  elektronik ticaret için muhakkak gerekli olan  elektronik noterlik ve sayısal imza ile birlikte kurulması  zorunlu olan üçüncü güvenilir kişi (onay kurumunun)  ülkemizde de  bir an önce kurulması ve bunun pilot çalışmaları için gerekli yasal düzenlemenin yapılması gereklidir.

Maalesef bu anlamda halen Dış Ticaret Müsteşarlığı Elektronik Ticaret Koordinasyon Kurulu nezdinde devam etmekte bulunan çalışmalara  katılması için çağrı yapılan Birliğin konuya fazla duyarlı olmaması nedeniyle  Noterler Birliğinin yeni yapılanmada Onama  Kurumu olmak için çaba sarf eden  54 kuruluş arasında bulunmayışı  konuyu yakından  takip eden bir  Noter olarak  beni  oldukça üzmektedir.

3-  NOTERLER ve ELEKTRONİK İŞLEMLER

 a)     NOTERLİK ve SİSTEMLER

Bir serbest meslek olmakla birlikte kamu hizmeti işlevi olan noterlik, kavram olarak; eski Roma'da yazıcılık yapıp, not tutanlar için kullanılan notarius kelimesinden gelmektedir[1].

Düzenleme ve onaylama şeklinde işlemler yaparak, işlemlere resmîyet kazandıran noterlerin bu işlevi Kıta Avrupa Hukuk Sistemleri ile İngiliz ve ABD Sistemleri arasında farklılık göstermektedir.

Kıta Avrupa Hukuk Sisteminde, Roma döneminin hemen ardından mahkemelerde, mahkeme hükmünü belgelere basma görevi üstlenen noterler; Rönesans döneminde mahkemelerden ayrılmış, toplumun itimat ettiği kişiler haline gelmişlerdir. Bu sistemde noterler hem işlemle ilgili düzenlemeyi sistemin gereklerine uygun şekilde yapma, hem de onaylama vs. yetkilerini haizdir.

                        Devamı  dördüncü sayfadadır.

                                             4     

ABD sisteminde ise (Louisiana eyaleti dışında) noterlerin düzenleme şeklinde işlem yapma yetkisi bulunmamaktadır. Bu sistemde noter; yazılı bir sözleşmeye imza atanın kimliğini belirlemekte, bu kişiye imzasını, sözleşmenin içeriğini bilerek attığını teyit ettirmekte, sözleşmenin değiştirilmeden orijinalliğini korumak için kendi mührü ve imzasını sözleşmeye koymakta ve o doküman için bu sözleşmenin olduğunu doğrulamaktadır[2].

      b- Amerika Birleşik Devletleri

ABD'nin 30 Haziran 2000 tarihinde yürürlüğe giren Federal Elektronik İmza Kanunundan önce; bir ulusal komisyon, özel sektör ve ABD Barosu tarafından hazırlanan Ulusal Elektronik İşlemler Kanun (UETA) taslağı; elektronik imza ve elektronik sözleşmelerin yasallığını kabul etmişti[3]. İşte bu yasal düzenlemelerin ışığı altında bazı eyaletler, elektronik noter statüsünü, kendi eyalet kanunlarında özel olarak düzenlemeye başladılar.

Florida ve Kaliforniya Noterlik Kanunları bu konuda özel hükümler taşıyan ilk Noterlik Kanunlarıdır.

1 Ocak 2000 tarihinde yürürlüğe giren Kaliforniya Noterler Kanunun 1631.11. maddesi "Elektronik Noterlik" başlığını taşımaktadır. Madde; bir elektronik imzanın noter tarafından onaylanmasının gerekli olduğu durumlarda bu işlemin noterin elektronik imzası ile yapılacağını öngörmektedir. Kanunun 1631.12. maddesi ise elektronik kayıtlar ve muhafazası ile ilgili hükümler içermektedir[4].

1 Ocak 1999 tarihinde yürürlüğe giren Florida Noterlik Kanunu, elektronik noterliği 117.20. maddesinde düzenlemektedir. Maddeye göre, elektronik noter işlemleri yapmak isteyen bir noter önce bir belgelendirme merciinden kendi açık imzası ile ilgili bir sertifika almaktadır. Noter daha sonra noterlerin bağlı olduğu devlet bakanından, elektronik noterlik işlemlerini yürütebilmek için izin istemekte ve ancak bu izin geldikten sonra, elektronik işlemlerde kendi dijital imzası ile elektronik noterlik yapabilmektedir[5]. Elektronik notere, kendisinin gizli imzasının çalınması halinde; bu durumu derhal ilgili Devlet Bakanlığına bildirmek ve Belgelendirme Merciine de sertifikasının iptali için başvurmak zorunluluğu getirilmiştir. Noter ayrıca, yapmış olduğu tüm bu işlemleri tarih, zaman, işlem tipi, doküman numarası, dokümanı imzalayanın adı, adresi, imzasını içerecek şekilde 5 yıl süreyle bir kayıt üzerinde tutmak durumdadır.

Amerikan Ulusal Noterler Birliği, elektronik noterlik icra etmek yetkisinin geleneksel noterler dışında kimseye verilmemesi gereğinin altını çizmektedir. Birlik ayrıca, elektronik noterin bu sıfatı almadan önce ek bir eğitimden geçirilmesini ve iznin belirli dönemler çerçevesinde yenilenmesini; ek bir sigortanın yaptırılmasını; işlemlerden alınacak ücretin de, bu işlem için gerekli alt yapı ve eğitim hususlarının gözetilerek tatmin edici bir seviyede saptanmasını önermektedir[6].

 

                                    

    

       Amerikan Barolar  Birliği ise "Cyber Notary" başlığı altında yaptığı öneride; sanal noterin, gerekli alt yapı ve uzman personele sahip olması halinde, elektronik noterlik işlemlerinin yanısıra, açık imzaların tevdi edildiği belgelendirme mercii olarak da görev yapabileceğini belirtmiştir[7].Bu çerçevede imza konusunda, elektronik imzaların gerektirdiği teknik (güvenlikle ilgili standartların kullanımı, bunların kullanım süresi[8] v.s.) ve idarî (belgelendirme mercileri gibi) ihtiyaçları karşılayıcı bir yasal düzenleme yapılarak mekanizmanın işleyişinin yasal bir zemine oturtulması gerekmektedir.

     Diğer yandan Borçlar Kanunu, Medenî Kanun ve diğer kanunlarda yer alan sözleşme ve tek taraflı işlemlerin hangilerinin elektronik imza ile yapılacağının tespiti için bir envanter çalışmasına da ihtiyaç bulunmaktadır[9].

     Diğer taraftan BİLTEN'in alt yapısını götürdüğü pilot proje "İç Ticaret Örnek Uygulaması" adı altında devam etmektedir. Projede belgelendirme merciinin oluşması için gereken maliyet de hesaplanmaya çalışılmaktadır. Projeye gönüllü olarak İstanbul Sanayi Odasının ihtiyarîlik esasına göre çağırdığı şirketler ve bankalar katılmaktadır.

 

4 - ELEKTRONİK NOTERLİK

A-    Kavram ve Uygulama Şekli[10]

Elektronik noterlik kavramı iki değişik anlamda kullanılmaktadır. Bunlardan ilki kâğıda dayalı mevcut noterlik hizmetlerinin elektronik dokümanları da kapsayacak şekilde ifasıdır. Bu tanım çerçevesinde aslî olan husus elektronik noterlik hizmetinin de "noterler" tarafından icrasıdır.

"Elektronik noterlik" internet sayfalarında oldukça geniş bir ikinci anlamda daha kullanılmaktadır. Bu kullanımda, teknik donanımı haiz bir özel şirketin[11], zaman damgası vurarak veri muhafaza hizmeti vermesi kastedilmektedir.

Hukukî açıdan yerinde olan ve bu tebliğde de kastedilen; noterler tarafından verilecek olan "elektronik noterlik" hizmetidir.

Bir noterin, dijital imza esasına dayalı bir sistemde, aşağıdaki faaliyetleri ilke olarak elektronik biçimde yapabileceği düşünülmektedir:

 

                         

 

a-      Elektronik tarih damgası vurma

Noter, elektronik bir belgeye zaman ve tarih damgası ve kendi dijital imzasını koyabilir.

b-      Elektronik olarak düzenleme şeklinde belge hazırlamak

Noter, sözleşme yapmak isteyen tarafların dijital kimliklerini tespit ettikten sonra; bunu elektronik ortamda hazırlayıp bu hususla ilgili saptamayı ve kendi dijital imzasını bu elektronik dokümana iliştirebilir.

c-      Elektronik olarak dışarıda hazırlanarak gönderilen dokümanlardaki elektronik imza ve tarihi onaylamak

Noter bu işlemi yaparken; Belgelendirme merciinden, doküman üzerindeki kişinin açık anahtarını sorarak, dokümanın şifresini çözdüğünden; dokümandaki  imzanın doğruluğunu da denetlemiş olmaktadır.

d-      Noter elektronik dokümanları muhafaza edebilir, bunların varlığını ve içeriğini istendiğinde elektronik olarak belgelendirebilir

Tüm bunlar bir noterin, bu sistem için gerekli yazılım, bilgisayar donanımı ve bu konuda eğitilmiş personele sahip olmasını gerektirmektedir. Bu alt yapıya sahip herhangi bir noter, elektronik noterlik görevini üstlenebileceği gibi; özel olarak belirli yerlerde elektronik noterler de kurulabilir. Bu husus tamamen ülkenin alt yapısı ve ihtiyaçları çerçevesinde kararlaştırabileceği bir konudur.

                       Kuşkusuz bu konuda önce yasal düzenlemelerde bir değişiklik yapılması ve hangi işlemlerin elektronik noterlik işlemi ile yapılabileceğinin bu düzenlemede açıkça sayılması yararlı olacaktır.   Bir elektronik noterlik sürecinin oluşması da başta fikri mülkiyet hakları olmak üzere çeşitli hakların korunması açısından kaçınılmazdır. Benzer şekilde elektronik imzanın geçerli kılınması için de düzenlemeler gerekmektedir. 

                      Bu nedenle Türkiye için çok önemli bir kilometre taşı olan Bilişim Şurası sonunda oluşacak ortak akıl ile öncelikle elektronik imza ve buna bağlı olarak bir çok yasanın çıkması ile ülkemiz layık olduğu çağdaş dünyadaki yerini  muhakkak alacaktır.